REKISTERIN NIMI

Globaaliagenttien kilpailu- ja arvontarekisteri

YKSITYISYYDEN SUOJAAMINEN

Suomen Lähetysseura sitoutuu suojaamaan osallistujien yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Suomen Lähetysseura käsittelee keräämiään henkilötietoja tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti. Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit aina olla yhteydessä Suomen Lähetysseuraan edeltä löytyvien yhteystietojen mukaisesti.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi. 

Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa ellei kilpailun tai arvonnan säännöistä toisin mainita.

Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös tapahtumiin ja koulutuksiin liittyviin markkinointitoimenpiteisiin niiltä osin kuin rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Henkilötietojesi käsittelyperusteena on osana kilpailua tai arvontaa antamasi suostumus.

REKISTERIN TIETOSISÄLLÖT

Arvonta- ja kilpailurekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: 

• Henkilön perustiedot (muun muassa nimi ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka) tai muut tunnistetiedot, jotka riittävät henkilön tavoittamiseen (esim. lempinimi, koulu ja luokka). Alaikäiseltä pyydetään huoltajien suostumus osallistumisesta kilpailuihin, joihin osallistumiseen edellytetään oman nimen ja yhteystietojen antamista. Näin ollen rekisteriin tallentuu myös huoltajan nimi ja yhteystiedot.
• Mikäli kilpailuun osallistutaan koululuokkana tai pienempänä oppilasryhmänä, oppilaiden ei tule ilmoittaa omia henkilökohtaisia henkilötietojaan, vaan mahdolliset voittajat voidaan tavoittaa ilmoittautumisen yhteydessä annettujen kunnan, koulun ja luokan perusteella.  Tällöin ei pyydetä erikseen suostumusta kaikkien kilpailuun osallistuvien oppilaisen vanhemmilta.  Kilpailuun osallistumisesta sovitaan tällaisessa tapauksessa koulun opettajan kanssa ja mahdollinen palkinto toimitetaan luokan opettajalle oppilaille edelleen toimitettavaksi.
• Kilpailuun osallistujan suostumus antaa Suomen Lähetysseuralle oikeus  käyttää annettuja yhteystietoja Suomen Lähetysseuran tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvään markkinointiin pyydetään erikseen. Markkinointiin liittyvissä asioissa alaikäisiltä osallistujalta edellytetään huoltajien suostumusta.

Arvonta- ja kilpailurekisteriin tallennetaan vain osallistujan itsensä antamia henkilötietoja.

REKISTERIN SUOJAAMINEN JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Suomen Lähetysseura suojaa arvonta- ja kilpailurekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin. Arvonta- ja kilpailurekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Suomen Lähetysseura vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimansa arvonta- ja kilpailurekisterin henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin.

Suomen Lähetysseura on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Keskeinen henkilöstöä ohjaava dokumentti on “Suomen Lähetysseuran henkilöstön tietosuojaohe” jonka noudattamista työntekijöiltä edellytetään kurinpitomenettelyn uhalla. Ohje sitoo myös kaikkia muita tahoja, kelle Suomen Lähetysseura on luovuttanut henkilötietojaan tai niiden käsittelyä, tai jotka käyttävät Suomen Lähetysseuran järjestelmiä tai toimitiloja. Ohje pitää sisällään myös menettelyohjeen tietosuojaepäilyn sattuessa.

Arvonta- ja kilpailurekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin asiallisin salasanasuojauksin.

Manuaalista aineistoa vältetään. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteritietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän organisaation sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien ja ulkopuolisten tapahtuman toteutukseen liittyvien palveluntarjoajien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa: 

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin. 
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen: oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen; 
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

TIETOJENKÄSITTELYN KESTO JA TIETOJEN POISTAMINEN

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen arvonnan tai kilpailun toimeenpanemiseksi sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Tietoja säilytetään maksimissaan kaksi vuotta. Tiedot poistetaan, kun tarvetta niiden säilytykseen ei enää ole tai edellä mainitut säilytysajat ovat kuluneet.

Laadittu 4.5.2022